¿Grupos de trabajo, oportunidades para mejorar la toma de decisiones?

Introducción. Entre más evolucionan las organizaciones más comunes son los grupos de trabajo, entre más evolucionan las tecnologías, más comunes son las redes sociales, que al fin y al cabo permiten crear grupos de interacción a través de la red de internet, hoy en día el que no es parte de una red social, como Facebook, Twiter, Myspace, y muchos otros más, “no está en nada”, pero cuál es el requisito para participar en esas agrupaciones, los mismos requisitos con los cuales se puede pertenecer a cualquier grupo, es tener los contactos suficientes para que alguien los invite a pertenecer o sino algunas características que los hacen calificar para pertenecer al grupo, con ciertos rasgos culturales o estatus, “posición definida por la sociedad o rango que los demás dan a los grupos o a sus miembros” (Robbins, 2004, pág. 232). Ahora bien cuál es la función de los grupos, en términos generales hacer mejora alguna actividad de lo que se podría hacer en forma individual, aportando ideas compartiendo experiencias y superando barreras y metas que de forma individual no sería tan fácil.

Desarrollo. ¿Es factible para todas las personas formar grupos o pertenecer a estos, de manera que se puedan lograr los objetivos independientemente de las características de cada quién?, sin duda alguna la respuesta es no. No todos los individuos tienen la facilidad de compartir opiniones, asumir la responsabilidad de pertenecer a un grupo, y sobre todo de respetar los criterios de los demás, desarrollar el espíritu de grupo, hacer de los logros una satisfacción de equipo y asumir las consecuencias de las frustraciones y derrotas sin deteriorar la relación con los miembros, echándose la culpa unos a otros, este es sin duda el reto de los equipos de trabajo y de las organizaciones. Los grupos formales que se crean para una función específica, tienen características especiales para satisfacer las necesidades de la organización, sea desarrollando un proyecto, una tarea de corta duración o formar parte de la estructura organizacional, deben ser muy bien formados, de manera puedan lograr sus objetivos en beneficio de la empresa y de las personas que los conforman, por lo que deben ser muy equilibrados. La personalidad de los integrantes del grupo influye notablemente en los resultados de estos grupos. A pesar de la buena intención de la mayoría, del esfuerzo de unos cuantos y del empeño de su líder, si hay integrantes capaces de interferir en el desempeño y la satisfacción del grupo, no habrá duda de que los logros se den más lentamente o incluso se pueda poner en riesgo el resultado para el cual el grupo fue creado.
No es lo mismo cuando se forma un grupo por afinidad e intereses comunes como cuando se organiza un evento para celebrar un aniversario más de la salida de la escuela con un grupo de amigos con un intereses comunes, o cuando se organiza una fiesta el viernes entre cinco personas, donde es claro el objetivo final y las necesidades del grupo. En estos casos, fácilmente los objetivos se logran sin más ni más, pero cuando se requiere un plan de trabajo de las metas de próximo año de la empresa y se forman grupos ad hoc, la presión del trabajo y la formación profesional de estos grupos son especiales. “Parte del desempeño de un grupo puede anticiparse evaluando los conocimientos, capacidades y habilidades de sus integrantes.” (Robbins, 2004, pág. 225). Muchas veces los trabajos de los equipos no tienen el éxito esperado, ya que se les asignan funciones que le grupo no es capaz de desarrollar con la experticia que se requiere, esto algunas veces ocurre por la falta de conocimiento de la misma organización en cuando a las habilidades y capacidades o en cuanto a la interacción personal de sus miembros. La actitud de las personas y su personalidad influyen en los logros, así como el apoyo de sus superiores, las organizaciones que apuestan a conseguir resultados mediante el trabajo de equipo, deben facilitarle a sus miembros los herramientas necesarias para poder llevar a cabo sus tareas, además deben facultar al grupo para que las decisiones que este deba tomar, sean respetadas por las autoridades de la empresa, así como las recomendaciones. La experiencia demuestra que cuando se forma un equipo de trabajo para desarrollar una investigación o para analizar un plan de trabajo o estrategia comercial, finalmente todo queda en el informe final, en la biblioteca del gerente, ya que cuando se tienen los resultados, y estos informes describen las necesidades de la empresa para hacer realidad el plan, la inversión requerida muchas veces sobre pasa las expectativas de la compañía.
Cuando se pertenece a un grupo, comisión, fuerza de tarea o cualquiera de estos que involucran a varias personas de diferentes áreas de negocio, la asignación de los roles adecuados son esenciales para el logro de los objetivos, estos papeles que no son más que un “conjunto de pautas de conducta esperadas y atribuidas a alguien que ocupa determinada posición en una unidad social” (Robbins, 2004, pág. 226), permiten que los grupos funcionen con la congruencia esperada, que cada individuo aporte lo mejor de sí en pro del bienestar del quipo de trabajo, y de la organización que representa en el momento de integrar el equipo. Cuando se inicia una carrera profesional, se empieza a dar forma al papel del abogado, el médico, el ingeniero, el maestro, la enfermera o el arquitecto, el sicólogo o el administrador, cada uno va creando su papel, al finalizar podrán actuar en campos o escenarios diferentes, donde se esperan resultados particulares de cada quién, sin duda los mejores actores son los mejores profesionales, ya que desempeñan su papel mejor. En efecto todos somos actores de una manera u otra, algunos nos comunicamos mejor en ciertos grupos, y nos cuesta desempeñarnos mejor en otros, eso depende de que tan identificados estemos con las actividades y con las personas miembros del grupo.
Es muy satisfactorio ir a reuniones cuando se tratan temas de interés para nosotros o cuando encontramos personas que tienen intereses afines a los nuestros aunque los temas que se traten no sean tan atractivos, estas son maneras de compensar algunos desaciertos de los grupos.

Muchas organizaciones imponen ciertas reglas para pertenecer a ellas, incluso ser aceptados requiere del cumplimiento de ciertos roles que se adquieren con el tiempo, una asociación con la cual he tenido experiencias interesantes en los últimos tres años, ha sido la IEEE, el Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos, a pesar de ser una organización mundial sin fines de lucro, con el objetivo de fomentar en los ingenieros la actualización profesional, y desarrollar eventos internacionales, las agrupaciones por países son como clubes de eventos sociales, y no solo basta pertenecer al instituto pagando una cuota anual, con la cual se tiene derecho a participar en eventos y recibir algunas publicaciones muy actualizadas, sino que para formar parte del grupo debe además tener cierto status profesional, y ganarse un respeto dentro del resto de los profesionales, para ser tomado en cuanta en la organización de eventos y demás beneficios de la organización. La IEEE, tiene una normativa técnica propia con la cual se diseñan los sistemas eléctricos y electrónicos, por lo que se tiene mucho cuidado de mantener el prestigio que la logrado por años, pero los grupos organizadores, que son los que tienen mayores beneficios, son grupos de amigos, todos ingenieros, que van trasladando su poder de generación en generación, de manera que para poder pertenecer a ese grupo, las personas deben irse dando a conocer con investigaciones, ponencias, y participación en eventos internacionales.

Con el tiempo he notado como en los últimos tres años en el evento de mayor trascendencia como los es el Congreso Centroamérica y Panamá de IEEE (Concapan), casi siempre somos las mismas personas, grupo base, las que asistimos a los eventos, y empiezo a entender porqué se habla de la familia de IEEE, algunos profesionales se esmeran por tener más protagonismo, ya que esto les permitirá participar más y obtener mayores beneficios, no necesariamente económicos, pero sí profesionales, capacitaciones y roce mundial.
Estos y otros grupos que requieren que sus miembros tengan cierto estatus, y cuyo desempeño se mide por la participación y aportes profesionales y que se rigen por normas que se han establecido en los estatutos, requieren que sus participantes se involucren activamente, así que no se perciban desigualdades que deterioren las capacidades creativas de los grupos.

De las características más importantes que tiene los grupos se encuentra la sinergia, tanto en el logro de sus objetivos como en el proceso de toma de decisiones, y parte de las responsabilidades de los grupos formales gerenciales como las juntas directivas de empresas de cierto tamaño son las decisiones colegiadas, se supone que la aprobación o el rechazo de proyectos importantes, requiere de un alto grado de opinión y análisis, incluso des de un punto de vista estratégico o gerencial, dado que muchas decisiones que toman los mandos medios, no necesariamente tienen una visión integrada o gerencial, los grupos que están creados para tomar decisiones, cumplen con ese rol, y fortalecen la gestión de la organización. Los altos jerarcas también tienen la costumbre de contar con un grupo “staff” para consultar sobre el parecer de una decisión en particular, que requiera un alto grado de importancia e impacto en la organización, de manera que la opinión del grupo le da cierto grado de confiabilidad para tomar la decisión final.

Conclusiones. La sinergia de los grupos produce mejores resultados, aunque no necesariamente los resultados se obtienen en un menor tiempo a razón de que las decisiones se tomen en forma individual. Incluso grupos que por su posición política tengan divergencias de opinión, la mayoría de las decisiones les dan a los altos jerarcas mayor grado de seguridad. La toma de decisiones en forma individual es más eficiente, pero las decisiones colegiadas le dan mayor eficacia a los resultados. De las ventajas que tiene los grupos tomando decisiones es principalmente mediante la lluvia de ideas, los aportes individuales enriquecen las discusiones, aunque sea difícil algunas veces encausar los resultados por un camino lógico y escribir ideas que satisfagan a todos los miembros. Sin embargo cuando se trata de dar forma a una idea en los términos más apropiados de manera que se puedan evaluar las diversas alternativas o escenarios, los grupos cumplen muy bien su papel. Entre mayor gente participe en el proceso de toma de decisiones, mejores resultados se podrán tener, así como mayor grado de satisfacción del grupo que se involucra, sin embargo algunos gerentes a pesar de que cuentan con sus asesores y grupos de notables, confían en su sexto sentido y son muy asertivos, lo que los pone en ventaja con los demás.

Bibliografía: (1) Robbins, Stephen P. (2004) Comportamiento Organizacional. Décima Edición, México: Pearson-Prentice-Hall.